Daha önce zaman yönetimi ile ilgili düşüncelerimizi yazmış ve zamanı etkin kullanmakla ilgili bir yazı daha yayımlayacağımızı belirtmiştik. Verdiğimiz bu sözü tutmak için bu yazımızda zamanı etkin ve verimli bir şekilde kullanmakla ilgili hususlardan bahsedeceğiz.

Günlük yaşamda çoğumuz; zamanın yetmediğinden, saatlerin, günlerin ve hatta yılların göz açıp kapayıncaya kadar geçip gittiğinden ve yapmayı planladığımız şeyleri zaman bulup yapamadığımızdan şikayet ederiz. Bu durum genellikle işlerimizin çokluğundan ziyade zamanı nasıl kullanacağımızı bilmememizden kaynaklanmaktadır. Konu ile ilgili çalışmalar yapan akademisyenler ve araştırmacıların bu konuda yazıp söylediklerine baktığımızda bunu öğrenmenin ve uygulamanın bazı teknikleri olduğu anlaşılmaktadır. Biz burada bu fikirlerden de yararlanmakla birlikte daha çok meslek yaşamımız boyunca konu ile ilgili olarak aldığımız bazı notlardan faydalanmaya çalışacağız.

Askeri karar verme usullerinin tamamı durum maddesi ile başlar. Zamanın etkin kullanımı ile ilgili bir çalışmaya da durumun tespit edilmesi ve mevcut ve olası tüm faktörlerin ortaya konulması ile başlamanın uygun olacağı değerlendirilmektedir. Bu sebeple etkin zaman kullanımı için takip edilecek yöntemin ilk maddesi olarak durum tespiti ve değerlendirmesi maddesi ile başlayacağız. Bunun ardından uyulması gereken diğer hususları maddeler halinde ve özet olarak açıklamaya çalışacağız.

1. Durum Tespiti ve Değerlendirmesi

Bir soruna çözüm ararken yapılması gereken ilk şey, sorunun ve soruna sebep olabilecek etkenlerin durumunu tespit etmektir. Bu sebeple zaman yönetimi konusunda sıkıntımız varsa ilk olarak bu sorunun boyutunu, soruna sebep olan etkenleri vb. ortaya koymak gerekir. Bunun için ilk önce zaman yönetimi ile ilgili sorunumuz olup olmadığını, eğer varsa yapmayı planladığımız işlerin ne kadarını yapıp ne kadarını yapamadığımızı, yani ne kadar zamana ihtiyacımız olduğunu tespit etmek faydalı olacaktır.

Daha sonra, bu zaman kaybının yapmayı planladığımız işlerin çok fazla olmasından mı, yoksa zamanı iyi kullanamadığımızdan veya harici faktörlerden mi kaynaklandığını tespit etmemiz gerekir. Çünkü bazen zamanı oldukça verimli kullansak bile normal şartlarda yapamayacağımız kadar çok işi yapmayı planlamış olmamız veya çok az iş planlamamıza rağmen bizim kontrolümüz dışındaki faktörler sebebiyle işlerimizi yetiştiremiyor olmamız mümkündür. Bundan sonra da zamanı kullanan kişi olarak kendimizi tanımamız faydalı olacaktır.

2. Kendimizi Tanıma ve Yönetme

Çoğu şeyde olduğu gibi, zaman konusunda düşünürken de sorulması gereken ilk soru; “Ben kimim?” sorusu olmalıdır. Kendini tanımayan insan neler yapabileceğini ve bunları nasıl yapabileceğini de bilemez. Bu soruya cevap verirken hem kendimizin kişilik özelliklerini, hem de toplumdaki konumumuzu dikkate almak gerekir. Çünkü zamanı kullanma şeklimiz, kişilik özelliklerimiz kadar ne iş yaptığımız ve toplumdaki konumumuzdan da etkilenir. Örneğin çalıştığımız iş kolu ve çalıştığımız iş yerindeki hiyerarşik konumumuz zamanımızı nasıl kullanacağımızı doğrudan etkiler.

Eğer politika ile ilgileniyorsanız zamanınızın çoğunu diğer insanlarla görüşmelerinize harcamak zorunda kalırsınız. İşyerinde üst seviyede bir pozisyonda çalışıyorsanız, daha çok işle ilgilenmeniz, dolayısıyla daha fazla zaman sıkıntısı yaşamanız kaçınılmazdır. Öte yandan aşırı çalışma alışkanlığı, yükselme hırsı gibi kişisel özellikleriniz de zaman sorunları yaşamanızla doğrudan ilgili özelliklerdir.

Bu sebeple zamanını iyi yönetmek isteyen bir kişi öncelikle kendisini çok iyi tanımalı, gerekirse bunun için genel özelliklerinin neler olduğunu düşünüp maddeler halinde bir kâğıda yazmalıdır. Böylece bu özelliklerine göre bir zaman yönetimi planı yapmak mümkün olacaktır. Bu yapılırken mümkün olduğu kadar objektif olmaya çalışılmalı ve girişkenlik yeteneği, sabır düzeyi, psikolojik durum, liderlik kabiliyeti, iletişim yeteneği, yaratıcılık düzeyi, özel yaşamdaki sorunlar, sağlık durumu gibi faktörler de dikkate alınmalıdır. Bundan sonra da bir plan yapılmalı ve ayrıca tüm işlerimizi planlı bir şekilde yapma alışkanlığı geliştirilmelidir.

3. Zaman Planlaması Yapma ve Planlı Yaşama Alışkanlığı Geliştirme

Her işte olduğu gibi zamanı etkili olarak kullanmak için de bir planlama yapmak zorunludur. İster özel yaşamımızda, ister iş yaşamımızda olsun planlama yapmadan yaşamak zamanı israf etmemize ve her akşam bu gün yine hiçbir şey yapamadan geçti diye kendi kendimize hayıflanmamıza sebep olacaktır.

Örneğin bir ev kadınısınız. Neredeyse her gün, bu gün ne yemek yapsam diye düşünüyorsunuzdur. Bu her gün boşa zaman harcamanıza sebep olacaktır. Farz edelim çabuk karar veren birisiniz ve hemen bir yemek yapmaya karar verdiniz. Ama dolabı açtığınızda yapacağınız yemeğin malzemelerinin bir kısmının olmadığını gördünüz. Ya vazgeçip yeni bir yemek düşünecek veya alışverişe çıkacaksınız. Bu da size zaman kaybettirecektir. Hâlbuki hafta başında her gün ne yemek yapacağınızı planlarsanız, hatta haftanın belli günlerinde standart bir yemek hazırlamayı alışkanlık haline getirirseniz, haftalık alışverişinizi ona göre yapar ve hafta içinde her gün ne pişireceğinizi düşünmekle vakit kaybetmezsiniz.

Farz edelim bir emeklisiniz. İş güç olmadığından kendinizi bir uyuşukluğa kaptırırsanız günlük basit işlerinizi yapmak için bile vakit bulamadığınızı fark edersiniz. İster çalışın, ister çalışmayın günlük, haftalık ve aylık zaman planlaması yapmanız gerekir. Eğer standart olarak yapmanız gereken faaliyetleri bir rutin haline getirirseniz ve günlük işlerinizi bir gün önceden planlayıp yaparsanız, bunlardan boş kalan zamanı da kişisel amaçlarınız için ayırabilir ve her gününüzü keyifli bir şekilde geçirebilirsiniz.

Kurumlarda ve işyerlerindeki planlama ise kişisel planlamadan da önemlidir. İş yaşamında planlamaya harcanacak zaman, size daha çok zaman kazandıracaktır. Bu sebeple yapılacak her türlü faaliyet, hazırlanacak bir plana bağlanmalıdır. Bunlar yıllık, aylık, haftalık ve günlük planlar şeklinde düzenlenmelidir. Ancak bu plan, işlerin hızla değil verimli bir şekilde yapılması esas alınarak hazırlanmalıdır. Bu şekilde yapılacak bir planlama, çalışanların her gün ne yapacağını birilerine sormadan işlerini otomatik olarak yapmasını, daha da önemlisi ulaşılmak istenen amaca uygun bir şekilde yapmasını sağlayacaktır. Bu da hem zamanın daha ekonomik ve verimli kullanılmasını, hem de ulaşılmak istenen hedeflere daha kolay ulaşılmasını sağlayacaktır.

Bu tür planlama benim de yıllarca çalıştığım Türk Silahlı Kuvvetlerinde her faaliyette uygulanan bir yöntemdir. Türk Silahlı Kuvvetlerinin hemen hemen her tür faaliyeti içinde çalıştığımdan bu planlamanın ne kadar faydalı olduğunu bizzat tecrübe ettim. Örneğin TSK’da her yıl yapılacak eğitim faaliyetleri, yeni eğitim yılına girilmeden hazırlanır. Buna göre üst makamlar yıllık eğitim programlarını hazırlayıp ast birliklere yayımlarlar. Ast birlikler bu planı kendi panolarına işlerler ve yıllık eğitim planlarını aylık, haftalık ve günlük eğitim planları şeklinde kendilerine uyarlayarak geliştirirler. Bu sayede mangadan orduya kadar her kademede, yılın herhangi bir gününde hangi eğitimin yapılacağını herkes bilir.

Bu eğitim planları, birliklerin muharebe yeteneklerini geliştirmek esasına göre hazırlandığından, hem belirsizlikler ve karmaşa ortadan kalkar, hem de eğitim en verimli bir şekilde yapılmış olur. Aynı planlama lojistik faaliyetlerde de yapılır. Yıllık olarak birliklerin ne kadar mühimmat harcayacağı, ne kadar akaryakıt tüketeceği ve ne kadar gıda maddesine ihtiyacı olduğu hesaplanır. Bu hesaba göre ihtiyaç duyulan malzemelerin temin edilmesi sağlanır. Bunların birliklere ne zaman getirileceği planlanır. Bu hususta özellikle gıda malzemeleri konusunda çok hassas davranılır. Çünkü bütün personelin her gün üç öğün yemek yemesi lazımdır ve bir öğün dahi aksarsa büyük bir sorun yaşanır.

Bu sebeple birliklerin yıl içinde her gün düzenli olarak beslenmesi için ne kadar kahvaltılık ve diğer yemeklerde yenilecek maddelere ihtiyaç duyulduğu belirlenir. Bu tespitlere göre sabah kahvaltısında, öğlen ve akşam yemeklerinde ne yenileceği genel hatlarıyla aylar öncesinden planlanır. Sonra da mevsimlere uygun olarak aylık, haftalık, günlük yemek listeleri yapılır.

Ben yemek konusunda bu planlamayı bir süredir kendi özel yaşamıma da uyguluyorum. Örneğin Pazar günleri standart olarak yediğim bir yemek var. Diğer günler için standart bir yemek belirlemesem de hafta başında her gün ne yiyeceğimi planlayıp ona göre haftalık alışveriş yapıyorum. Hem alışveriş yaparken gereksiz şeyleri almak zorunda kalmıyor, hem de hafta içi her gün ne yiyeceğim diye düşünmüyorum.

Bu tür planlama, her kurum için ve hatta her kişinin özel yaşamı için çok önemlidir diye düşünüyorum. Ancak plan yapmak her şeyi çözen bir sihirli değnek değildir. Plan ancak uygun ve ihtiyacı karşılayacak şekilde yapılırsa bir fayda sağlar. Bunun için de bazı temel esaslara riayet etmek gereklidir.

Bir plan yapılırken en önemli husus amaçların açık ve anlaşılır şekilde ortaya konulmasıdır. Amaç veya amaçlar belirlendikten sonra planlama bunu gerçekleştirmeye yönelik faaliyetler dikkate alınarak yapılmalıdır. Bu faaliyetlerin önem ve ivedilik dereceleri de mutlaka göz önüne alınmalıdır. Ayrıca önemlilik ve ivedilik dereceleri iyice incelenmeli ve yapılan değerlendirme sonucu elde edilen veriler plana aktarılmalıdır.

Düz mantıkla, ivedi konular üzerinde odaklanılır ve önem dereceleri dikkate alınmazsa işe yarar bir plan yapmak mümkün olmaz. Bu durumda, ortaya çıkması muhtemel diğer ivedi işlerle birlikte yönetim veya kişiler sürekli olarak acil sorunlara çözüm bulmaya çalışmak zorunda kalır. Yani sürekli bir şekilde kriz yönetimiyle uğraşmaktan başka bir iş yapamaz hale gelir. Hâlbuki krizleri ne kadar iyi yönetirse yönetsin, sürekli krizlerle karşılaşan bir yönetici kötü bir yöneticidir. Bir yönetici için temel amaç, krizlerin yaşanmaması için önceden doğru bir planlama yapmak ve tüm faaliyetleri bu plana mümkün olduğu kadar uygun bir şekilde uygulamak olmalıdır.

Planlama ve icrada bu tür sorunlarla boğuşarak sürekli boşa çaba harcamamak için önceliklerin ve önem derecelerinin doğru bir şekilde tespit edilmesi de yeterli değildir. Her yönetici, hazırlanacak plana göre belirlenen işlerin en uygun şekilde yapılabilmesi için astlarına yetki devri yapmak zorundadır. Her şeyi bilmek ve her şeyi tek başına yapmak mümkün olmadığına göre yönetici, kendi belirlediği en önemli ve en ivedi bazı konularla bizzat ilgilenirken daha az önemli ve daha az acil olan işlerin yapılması yetki ve sorumluluğunu astlarına devretmelidir. Bu anlamda merkeziyetçilik ne kadar artarsa işlerin o kadar sarpa saracağını söylemek doğru bir ifade olacaktır.

Bu yetki devrini yapmak ve işlerin yapılması için tahsis edilecek kaynakları tespit etmek için, planlama yaparken işlere öncelik sırası vermek gerekmektedir. Bunun için esas alınabilecek bir kıstas şu şeklide sıralanabilir. Çok önemli ve çok ivedi işlere birinci derecede öncelik verilmelidir. Çok önemli ancak çok ivedi olmayan işlere ikinci derecede öncelik verilmelidir. Az önemli fakat ivedi işlere üçüncü derecede öncelik verilmelidir. Önemsiz ve ivedi olmayan işler ise en son sıraya bırakılmalı veya iptal edilmelidir.

Bu değerlendirme yapılırken önce yapılması gereken tüm faaliyetler akla geldiği gibi sıralanmalıdır. Sonra bunlar tek tek incelenerek ivedilik ve önem dereceleri tespit edilmelidir. Bundan sonra yapılacak bir değerlendirme sonucunda faaliyetler öncelik sırasına göre yazılmalıdır. Bu çalışma yapılırken mümkün olduğu kadar objektif olmaya özen gösterilmelidir. Örneğin yöneticilerin sık sık düştüğü bir hata olan kurum ihtiyaçlarından ziyade kendilerini önemli hissettirecek işlere öncelik vermesi önemli bir sorundur. Bunu önlemenin en basit çaresi, planı tek başına yapmak yerine en ast unsurlardan itibaren yukarıya doğru herkesin fikrinin alınması ve planlama çalışmalarının ilgili birimlerin sorumlularının da katılımıyla yapılmasıdır.

Daha önce de vurguladığımız gibi, planlama çok önemlidir ancak tek başına her derde çare olan bir sihirli değnek değildir. Yapılan plan ancak iyi bir uygulamayla başarılı olabilir. Ayrıca durumda meydana gelen değişikliklere göre planda bazı küçük revizyonlar yapılabileceği ve planın sabit ve ölü bir metin değil, sürekli geliştirilen canlı bir varlık olduğu unutulmamalıdır. Şimdi bunu yapabilmek için icra safhasında uyulması gereken bazı hususlara değineceğiz.

4. İşi Ertelemekten Kaçının.

Zaman planlamasını ve yapılan planın uygulanmasını aksatan en önemli hususların başında, işin ertelenmesi veya sürüncemede bırakılması gelir. Bir işin sürüncemede bırakılması, hem karar vericilerde, hem de uygulayıcılarda motivasyon kaybına ve tembelliğe sebep olur. Maalesef gerek iş yaşamında, gerekse bireysel faaliyetlerde ortada önemli bir konu varken onu halletmek yerine gereksiz bir şekilde bahaneler uydurarak başka işlerle ilgilenmek çok sık rastlanan bir durumdur. Bu durum daha çok sıkıcı ve zor bir iş ile karşı karşıya gelinince ortaya çıkar. Böyle durumlarda bir an önce harekete geçmek yerine genellikle başka işlerle ilgilenme, uzun telefon görüşmeleri, gereksiz ziyaretler gibi faaliyetlerle sorundan kaçınmaya yönelik davranışlar sergilenir.

Ancak planlanan bir işi ertelemek, hem kendi zamanımızı boşa harcamaktan, hem de astlarımızın ve birlikte çalıştığımız kişilerin zamanını çalmaktan başka bir işe yaramaz. Bu ise amaca ulaşılmasını engeller, personelde strese ve verimsizliğe sebep olur. Vaktinde yapılmayan bir iş zamanla büyük sorunlara sebep olabileceğinden, genellikle yöneticilerin ve çalışanların bütün zamanını alan bir problem haline gelir.

Bir zamanlar çalıştığım birliğin bir komutanının bu tür davranışları yüzünden çektiğimiz sıkıntıları bu gün bile hatırlıyorum. Gerek askeri konular, gerek bireysel konularda kendini örnek denebilecek kadar iyi yetiştirmiş olan bu komutanımızın, burada anlatmakla bitiremeyeceğim daha birçok örnek özelliği vardı. Ancak zaman zaman başladığımız ve bir mesai harcadığımız bazı işleri, ”Bunu biraz daha inceleyelim.” deyip ortada bırakması tüm karargâh personeline sıkıntılar yaşatıyordu. Bir süre sonra komutanımızın böyle söylediğinde o işi yapmaya ikna olmadığı kanaatine vardım. Çünkü böyle durumlarda o konu ile bir daha nadiren ilgileniyordu. Başlangıçta “biraz daha inceleyelim” deyince bir sıkıntı ve ilave zaman sarfına sebep olan bu ifade, daha sonra evrakı dosyala ve başka bir işe bak anlamına gelmeye başladı.

Hem yönetici, hem de astları için tam bir stres ve zaman kaybı kaynağı olan bu tür davranışlar, başarıyı önleyen etkenler haline gelebilir. Bu sebeple yapılması gereken ve zamanı gelen her işin bir yerinden tutmalı, koşullar da uygunsa bir an önce tamamlanmalıdır. Eğer işin ertelenmesini gerektirecek bazı gelişmeler ortaya çıktıysa, bu da astlara açıkça bildirilmeli,  onların strese girmesi ve boşa zaman harcaması önlenmelidir. Yok, eğer komutan için bu işin önceliği azalmışsa, o zaman yetki devri yapması ve işin ast birimlerden biri tarafından tamamlanması sağlanmalıdır. Bu yetki devrinin nasıl yapılması gerektiğini aşağıda açıklamaya çalışacağız.

5. Yetki Devri Yapma

En küçük yapı olan aile de dâhil olmak üzere tüm örgütsel yapılanmalarda yetki devri çok önemlidir. Yukarıda yetki devri konusunda bazı örnekler vermiştik. Günümüzde hiç kimsenin her şeyi bilmesi veya herhangi bir kişinin her işi kendisinin yapması mümkün değildir. Buna rağmen her işi kendisi yapmaya çalışan bir yönetici, taşıyamayacağı bir yükü sırtlanmış demektir. Bunun sonucunda, bir süre sonra bu yükün ağırlığı altında çökmesi ve yorgun düşerek hiçbir şey yapamayacak hale gelmesi kaçınılmaz hale gelecektir. Bu kişi, eğer bir ticari veya siyasi organizasyonunun başındaysa, sadece kendisi için değil başında bulunduğu yapı için de büyük bir felakete sebep olacaktır.

Eğer bir yönetici “Ben her şeyi bilirim. Ben her şeyi kendim yapabilirim.” diyorsa, ya hiçbir şey bilmeyecek kadar cahildir veya egosu kendisinden çok büyük olan psikolojik bir vakıadır. Üstelik yöneticinin görevi her şeyi bilmek veya her şeyi kendi başına yapmak da değildir. Yöneticinin görevi yönetmektir. Yönetim işleminin başarılı olabilmesi için yöneticinin daha çok düşünmeye, gözleme, değerlendirmeye ve planlamaya ihtiyacı vardır. Bunun için de zaman gerekir. Bu sebeple yönetici, kendisine daha fazla yönetsel zaman sağlayabilmek için, mutlaka kendisinin yapması gereken birkaç işin dışında diğer işlerin çoğunun yapılması için astlarına yetki devri yapmalıdır.

Böylece hem kendisi için kazandığı zaman sayesinde yönetim faaliyetlerine daha fazla ağırlık verebilecek, hem de astlarına güvendiğini göstererek verimliliğin artmasını sağlayacaktır. Fakat hangi işlerin astlara devredileceği çok önemlidir. Hukuki sorumluluk gerektiren ve mutlaka yönetici tarafından yapılması gereken işler dışında her konuda yetki devri yapılabilir. Ancak yetki devri yapılırken işin ivedilik ve önem derecesine göre hangi yetkilerin devredileceğine ve kime devredileceğine karar vermek önemlidir.

Yöneticiler tüm bu hususlara en uygun şekilde riayet etseler bile bazen yine de zaman yetersizliği sorunu ile karşılaşabilirler. Bunlar genellikle ziyaretçiler, telefonlar, sosyal medya, mesajlar, çalışma ortamından kaynaklanan olumsuzluklar, toplantılar ve astların özellikleri gibi sorunlardan kaynaklanır. Şimdi sırasıyla bu hususlara değinmeye çalışacağız.

6. Ziyaretçi Düzenlemesi

Hemen her yöneticinin en önemli sorunlarından biri, sıklıkla gelen ziyaretçilerdir. Çünkü her ziyaretçi bir zaman tuzağıdır. Elbette iş veya başka maksatla gelen ziyaretçilerle görüşmek kaçınılmaz bir zorunluluktur. Eşiniz-dostunuz da sizi zaman zaman işyerinizde veya evinizde ziyaret etmek isteyecektir. Bunları reddetmek hem nezaket, hem de iş açısından uygun değildir. Ancak bu ziyaretler bir düzene sokulmak zorundadır. Bunun için en önemli ilke “En iyi ziyaret, en kısa olandır.” olmalıdır. Bunu ziyaretçilerinize söylemek sıkıntılı durumlar yaratabileceği için bu sözün veya benzer sözlerin yazıldığı tablo veya yazıları işyerinize asmak uygun olabilir.

Bunun dışında, tüm görüşmelerinizi önceden randevulaşma koşuluna bağlayacak şekilde tanıdıklarınızda bir davranış biçimi geliştirmeye çalışmak faydalı olabilir. Eğer bir sekreteriniz varsa, onun vasıtasıyla gereksiz ziyaretçi akınını durduracak ve zaman sınırlamaları koyarak görüşme sürelerini mümkün olduğu kadar kısaltmak için tedbirler geliştirilebilir. Ancak bu konu, sosyal yaşamda sorunlara sebep olabileceğinden, bu hususların dışında, herkesin kendine göre uygun tedbirler geliştirmesini tavsiye etmekten başka bir şey söylememeyi tercih ediyoruz.

7. Telefon ve Sosyal Medya Düzenlemesi

Telefon bir iletişim vasıtasıdır. Ancak muhtemelen kullanılmaya başlandığı ilk günden itibaren amaç dışı kullanılan vasıtaların başında geldiğini söylemek mümkündür. Özellikle cep telefonlarının kullanılmaya başlanmasından sonra telefon görüşmeleri adeta zaman öğüten bir sorun haline gelmiştir. İnsanlar olur olmaz sizi arayıp saatlerce koştukları halde günlük dedikodular dışında hiçbir şey söylemeyerek zamanınızı boşuna harcayabilirler. Bu sebeple herkese telefon numaranızı vermek ve her arandığınızda sanki bir görevmiş gibi telefonu açmak size büyük sorunlar yaratabilir. Elbette işin nezaket boyutunu da atlamamak gerekir ama telefon kullanmayı bir prensibe bağlamak faydalı olacaktır. Bunun için, eğer bir işle meşgulseniz bunu sizi arayanlara açıkça söylemek faydalı olacaktır. Telefonda uzun konuşmayı adet haline getirenlerle daha kısa süre konuşmak için kendi yöntemlerinizi bulmanız da faydalı olur.

Ancak günümüzde akıllı telefonların çıkmasıyla yeni ve daha büyük bir sorun ortaya çıkmış durumdadır. Hemen herkesin birçok sosyal medya hesabı bulunmaktadır. Çoğu insan zamanının büyük bir kısmını sosyal medyada harcamaktadır. Bunun için bir zaman kısıtlaması yapmak ve bir sistem geliştirmek sistemlerinde size tahmin edemeyeceğiniz kadar fazla zaman kazandıracaktır. Kendi açımdan duruma baktığımda, birilerinin gruplar kurarak beni de dâhil etmesinin benim için en büyük zaman tuzaklarından biri olduğunu fark ettim. Bu gruplarda yazılanları takip etmek günümün çoğunu alıyordu. Bunun fark edince bazı gruplardan çıktım. Çıkmadığım gruplara ise sadece belli zamanlarda kısaca göz atıyorum. Çok ilgimi çeken bir şey olmadıkça bir şey de yazmıyorum. Bu benim açımdan zaman kaybı sorununu büyük oranda çözdü.

8. Astların Zamanını Yönetme ve Astlardan Kaynaklanan Zaman Tuzaklarından Korunma

Bunu yapabilmek, iki yönlü bir çabayı gerektirir. İlk olarak astlarınızda zaman duyarlılığı geliştirmek gerekir. Her ast ayrı bir bireydir ve kendi kişilik yapısı vardır. Bazı kişilikler özellikle zaman kaybına sebep olabilir. Bunlar; ön plana çıkmak ve tanınmak isteyenler, aşırı özenli davrananlar, boşa zaman geçirmek istemeyenler, hep şikâyet edenler, çekingenler, ilgisizler, alınganlar ve planlı yaşamayı sevmeyenler gibi birçok gruba ayrılabilir. Yönetici astlarını iyi tanımalı ve bu özelliklerinden dolayı işlerin zamanında yapılamamasına ve sık sık yöneticiye gelerek veya toplantılarda gereksiz konulara dalarak zaman kaybına sebep olmalarına karşı önlemler geliştirmelidir.

Öte yandan, yönetici görevleri açık ve anlaşılır şekilde tarif ederek ve basit ve uygulanabilir planlar hazırlayarak astlarının boşa zaman kaybetmesini önleyecek tedbirler almalıdır. Aksi takdirde hem işler istendiği gibi yapılmayacak, hem de sık sık yöneticiye gelip sorular sorulacağı için yöneticinin de zamanı boşa harcanacaktır.

9. Çalışma Ortamının Düzenlenmesi

Geçen gün damga vergisi yatırmak için bir vergi dairesine gittim. Önce giriş katına girip “Danışma”dan nereye gitmem gerektiğini sordum. Aldığım bilgi gereğince üçüncü kata çıktım. Orada durumu açıkladığım bir memur tarafından bilgisayar üzerinden bazı işlemler yapıldı ve bir çıktı alınarak bana verildi ve bu evrakı kayda geçirmem için giriş katına inmem söylendi. Evrakı alıp giriş katında “Evrak Kayıt” bölümüne kaydettirdim ve onun verdiği kâğıdı tekrar üçüncü kata götürdüm. Burada yeni bir işlem yapıldı ve tekrar giriş katına gittim. Numara aldım. Veznenin yanındaki memur elimdeki evraka işlem yaptı ve vezneye verdi. Ben de vezneye geçip vergimi ödedim.

Bu işlem için yaklaşık 35-40 dakika zaman harcadım. Eğer bu işlemler için sürekli bir kattan bir kata gitmek ve bu kadar çok kademeye uğramak zorunda kalmasaydım muhtemelen beş dakikada işim biterdi. Bu süre uzaması aynı zamanda vergi dairesinde bir yoğunluk yaratıyordu. Dolayısıyla benin için olduğu kadar çalışanlar için de iyi değil. Hâlbuki uygun bir düzenleme yapılarak bu sorunlar çözülebilir. Bazı belgesel kanallarında alışveriş merkezlerinde ödeme yapmak için kasaların önünde sıraya giren müşterilerin bekleme süresini nasıl kısaltabiliriz diye çalışmalar yapıldığını görüyorum. Benzer şekilde her kurum ve hatta her birey işlerin en kısa sürede nasıl yapabileceği konusunda düşünmeli ve ona göre davranmalıdır diye düşünüyorum.

Çalışma ortamından kaynaklanan sorunlar sadece bundan ibaret değildir. Düzensiz çalışma, dağınıklık, gereksiz evraklardan kaynaklanan yoğunluk, ısı, ışık ve ses durumu vb. daha birçok etken, çalışmaların hızla yürütülmesine engel olarak zaman, emek ve para kaybına sebep olabilmektedir. Her birey kendi yaşamında ve her kurum ve işletme kendi çalışma ortamında bu konulara dikkat ederek büyük oranda tasarruf ve verim artışı sağlayabilir.

10. Toplantılar

Topçu ve Füze Okulu’ndan kıtaya tayin olduğumda beni en çok şaşırtan hususların başında toplantıların ne kadar çok zaman aldığını görmek olmuştu. Her gün öğleden sonra bataryada eğitim toplantısı yapılıyordu. Haftanın son günü de taburda haftalık toplantı yapılıyordu. Ayın son günü ise Tümen’de aylık toplantı yapılıyordu. Bu toplantılarda harcanan zamanı hesapladığımda her ay mesai saatlerinin önemli bir kısmının toplantılarda geçtiğini tespit ettim.

O zaman batarya komutanım da bu durumdan mustarip olduğundan biz günlük eğitim toplantısını öğleden sonra bir istirahat süresini aşmayacak şekilde (en fazla 10-15 dakika) yapıyorduk. Çünkü toplantılar genellikle başka konulara dalıp giden kişiler sebebiyle planlanandan çok daha uzun sürüyordu. Buna engel olmak için günlük toplantılarda ertesi gün yapılacak faaliyetleri konuşuyor, ilave görevler varsa onları paylaşıyor ve zaman kaybını önlemeye çalışıyorduk.

Maalesef diğer kurumlarda da toplantılar çalışma hayatı içinde önemli bir yer tutmaktadır. Toplantılar düşünce olarak oldukça önemli ve gerekli olmasına rağmen genellikle amaç dışı konuşmalar sebebiyle uzuyor ve tam bir zaman tuzağı haline geliyor. Üstelik planlı toplantılar dışında herhangi bir iş çıkınca olur olmaz zamanlarda da toplantılar yapılmaktadır. Bu tür işlerin çoğunda bir toplantı yapmaya gerek olmadığı halde toplantılar yapılması ve olabildiğince fazla personelin bu toplantılara katılması çok büyük zaman kaybına sebep olmaktadır.

Bu mahsurları gidermek için ilgili kişileri çağırıp kısa talimatlar vermek veya yazılı bir notla durumu ve yapılması gereken şeyleri açıklamak yeterliyse toplantı yapmamak gerekir. Öte yandan her toplantıya sadece toplanma konusu ile ilgili ve mümkün olduğu kadar az personelin katılması sağlanmalıdır. Toplantıya gelenler toplantı öncesinde görüşülecek konular hakkında hazırlık yaparak toplantıya katılmalıdır. Toplantının bir gündem çizelgesi ve planı olmalıdır. Toplantı bu plana göre yapılmalı ve gündem maddelerinden saparak alakasız başka konuların konuşulmasına izin verilmemelidir.

Zaman yönetimi hakkında daha birçok husus tespit edilebilir. Biz burada en önemli gördüğümüz hususlara değinmeye çalıştık. Bu konu, maalesef ülkemizde çok fazla önem verilen bir konu değildir. Çünkü klasik doğulu ve Akdenizli anlayışında zaman, bedava olduğu için, sınırsız ve bu sebeple değersiz bir şeymiş gibi görülmektedir. Ancak atasözümüzde de belirtildiği gibi “Vakit, nakittir.” Hatta nakitten de önemlidir. Çünkü para kaybederseniz tekrar kazanabilirsiniz ama kaybedilen zamanı tekrar yerine koymak mümkün değildir.

Hits: 115